Dématérialisation des factures fournisseurs

La gestion des factures est un sujet qui concerne l’ensemble des entreprises françaises, petites ou grandes.

A la faveur de la digitalisation des organisations, l’émission de factures électroniques sortantes auprès des clients tend à se généraliser, mais la dématérialisation des factures entrantes jouit encore d’une adoption moins large.

Le traitement des factures fournisseurs est pourtant un procédé long et onéreux, et qui nécessite de minimiser les risques d’erreurs pour éviter bien des désagréments financiers, ou même de réputation.

Si le besoin de se mettre en conformité avec la loi de finances 2020, qui rend obligatoire pour toute entreprise d'accepter les factures au format électronique dès le 1er septembre 2026, a pour effet d’accélérer cette adoption, digitaliser le cycle procure-to-pay (P2P) représente un véritable enjeu d’optimisation pour les entreprises, qui peuvent transformer cette contrainte en opportunité d’améliorer leurs processus. 

La digitalisation des circuits de paiement des factures permet en effet d’améliorer la productivité et de lutter contre certaines fraudes ; les solutions de dématérialisation de la comptabilité fournisseurs facilitent et sécurisent la gestion et apportent de véritables gains de temps et des ressources financières.

Obligation légales des factures fournisseurs électroniques

Faisant suite à l’obligation de dématérialisation des factures à destination de l’administration publique (B2G), l’article 153 de la loi de finances 2020 prévoit que les échanges inter-entreprises se dématérialisent à leur tour.

Ainsi, l’obligation de facturation électronique en B2B entrera progressivement en vigueur. La loi impose qu’à partir du 1er septembre 2026 les grandes entreprises émettent leurs factures au format électronique, et consécutivement toutes les entreprises françaises ont pour obligation d’accepter ces formats structurés.

Factures électroniques et factures dématérialisées

La notion de données structurées est centrale pour bien appréhender l’évolution qui s’opère dans le traitement des factures fournisseurs.

En effet, il ne faut pas confondre facture électronique et facture dématérialisée. On entend par facture électronique non pas la facture papier qui aurait été numérisée au moyen d’un scanner en format PDF ordinaire - qui ne remplit pas nécessairement la condition de lisibilité et ne peut être considérée comme une facture électronique - mais un fichier numérique qui comporte un ensemble de données sous un format structuré, données qui sont indispensables à la mise en place d’un traitement numérique.

Pourquoi traiter numériquement ses factures fournisseurs ?

Pour les entreprises, la digitalisation des circuits de traitement des factures comporte de multiples avantages, à commencer par l’amélioration des processus comptables et financiers, avec pour bénéfices : 

• des gains de temps de traitement des factures : qu’elles soient au format papier ou au format électronique, qu’elles parviennent à l’entreprise par email, via des portails fournisseurs ou les boîtes aux lettres des plateformes de dématérialisation, elles sont canalisées dans un circuit unique pour un traitement en temps réel, 
• des gains de temps aussi, et moins de sources d’erreurs dans la comptabilité fournisseurs, grâce à l’automatisation des processus de contrôle, de rapprochements avec les bons de livraisons, de ventilations comptable et analytique, de classement …
• une garantie contre le risque de double paiement lorsqu’une facture est reçue sur deux canaux distincts,
• une maîtrise plus grande des délais de paiement,
• une rationalisation des demandes d’achat,
• une connaissance fine de la dette fournisseur, et consécutivement une meilleure maîtrise des dépenses engagées, des achats et de la trésorerie,
• une parfaite traçabilité des factures qui rend possible le suivi des étapes du circuit de validation,
• une diminution du coût,
• un affranchissement des tâches répétitives, sources d’erreur et de démotivation pour les employés du service comptable,
• une plus forte adoption des nouveaux usages de validation des factures, via mobile et/ou en télétravail,
• une solution « zéro papier » plus écologique, possiblement en lien avec vos engagements RSE.

Lutter contre les fraudes et les anomalies

Indispensable pour une meilleure performance et une plus grande maîtrise des risques, la dématérialisation des factures est aussi un moyen très efficace de diminuer le nombre d’anomalies de paiement et de lutter contre les fraudes.

Le traitement d’une facture dématérialisée permet notamment :

• le contrôle des fiches fournisseurs et la détection d’anomalies lorsqu’aucune fiche fournisseur n’est associée à cette facture, ou lorsqu’une fiche présente des erreurs (date Kbis, coordonnées bancaires vs RIB enregistrés, …),
• le rapprochement automatique avec les bons de livraisons afin de détecter toute anomalie et/ou tout écart,
• le déploiement de procédures sécurisées avec des profils utilisateurs différenciés, la mise en place de la signature électronique, et le paramétrage des règles internes de validation,
• la traçabilité de toutes les actions et de tous les accès dans un journal d’audit,
• l’intégrité et la lisibilité pour une conformité avec la loi, également indispensables à la mise en place de la Piste d’Audit Fiable (PAF),
• la mise en place d’alertes en cas de variation inhabituelle de trésorerie, ou de délai de paiement anormal.

Comment digitaliser le cycle « procure-to-pay »

Trois étapes sont nécessaires pour dématérialiser le cycle de traitement d’une facture :

1. l’acquisition, ou la transposition de la facture dans un format électronique ; digitaliser le cycle de traitement des factures n’est possible qu’en conférant aux factures électroniques les mêmes valeurs légales, fiscales et comptables que les documents papier, il faut donc respecter le cadre réglementaire,
2. la validation de la facture fournisseur, soit le processus digital pour l’imputation comptable, la mise en place de l'analytique et le déclenchement du paiement,
3. l’archivage électronique de la facture, notamment pour remplir les obligations légales de conservation.

Lorsqu’ils sont mis en œuvre conjointement, trois types d’outils permettent de garantir ces étapes du cycle P2P :

1. un outil d’acquisition des données de facturation, qui permet d’extraire les données de toutes les factures entrantes (hors EDI). Les solutions de dématérialisation entrante peuvent aujourd’hui numériser des factures papier, mais également analyser des factures électroniques XML, PDF/3, ou dans d’autres formats comme Factur-X, ou même en formats mixtes, et en extraire les données de facturation, comme le nom du fournisseur, les références de la commande, les détails, la date, le numéro de TVA, le montant et les taxes, la devise. Lorsque le document est reconnu comme une facture, il est alors horodaté pour garantir son intégrité, puis classé. Les outils les plus récents font même appel à l’Intelligence Artificielle pour reconnaître des fournisseurs habituels, optimiser le contrôle des données, ainsi que pour les ventilations comptables et analytiques.
2. un outil de gestion du processus de validation, de type Business Process Management (BPM) pour définir et gérer le cycle d’approbation depuis la réception d’une facture jusqu’au paiement. Plusieurs validations sont-elles nécessaires ? Qui doit valider ? Qui peut valider en cas d’absence ? Ce type d’outils permet aussi d’automatiser le rapprochement avec les bons de commandes et bons de livraisons, l’imputation automatique, et la mise en place de la comptabilité analytique. Les factures en attente de visa remontent dans le workflow, et des alertes sont émises dans le logiciel comptable lorsque les délais sont dépassés.
3. un système d’archivage électronique (SAE) pour préserver l’intégrité des documents (pas de modification), leur lisibilité dans le temps (pas d’altération), la sécurité (pas de malveillance ni d’accident), et enfin leur pérennité (maintien d’un environnement logiciel et/ou matériel ou autre permettant la lecture du document), puisque toute entreprise a pour obligation légale de conserver une facture électronique dans un format lisible durant 10 ans.

Réussir un projet de dématérialisation des factures entrantes

Réussir son projet de dématérialisation de factures fournisseurs demande de mobiliser une triple expertise légale, technique et comptable.

De la définition de vos objectifs à la conduite du changement en passant par la scénarisation de votre processus de validation et l’identification des meilleurs fournisseurs pour démarrer l’intégration dans le nouveau processus, faire appel à un prestataire externe vous permettra de sécuriser les étapes clefs de votre projet.

Que vous soyez une PME, une ETI ou une grande entreprise, Docaposte vous propose un accompagnement complet pour la dématérialisation des factures fournisseurs. Dès aujourd'hui, contactez l’un de nos experts et lancez votre projet de factures électroniques entrantes.