Comment utiliser la signature numérique sur PDF ?

Vous souhaitez transmettre une facture rapidement, adresser un contrat commercial par e-mail, ou envoyer un devis ? Votre premier automatisme sera peut-être d’imprimer le document PDF, le signer, le numériser puis le retourner par e-mail, ou bien d’apposer votre signature scannée directement sur le PDF. Malheureusement, le scan d’un document signé à la main n’est qu’une copie sans aucune valeur légale au regard de la loi. La signature numérisée n’est en effet pas équivalente à la signature électronique. Pour que votre document soit opposable, il doit être signé électroniquement. Vous vous interrogez sur la façon d’utiliser la signature numérique sur PDF ? La réponse est dans cet article. 

Qu’est-ce que la signature numérique ?

Signature numérique : définition 

La signature numérique, ou signature électronique, est un mécanisme offrant la possibilité de signer des documents de manière dématérialisée. Tout outil de signature numérique respecte les normes fixées par le règlement européen eiDAS. Le dispositif garantit en effet l’intégrité de l’acte signé en ligne, mais il authentifie également l’identité du signataire et son consentement au moment de la signature. C’est pourquoi cette dernière a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. La signature électronique est rapide et sécurisée : il vous suffit d’apposer votre signature depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. 

> Comment créer une signature électronique sur un document ?

Trois niveaux de sécurité de signature numérique 

Il existe trois niveaux de sécurité pour la signature numérique :

• Simple : la signature électronique simple est une signature de niveau 1, soit le niveau de sécurité et d’identification du signataire le plus faible, pour lequel seuls l’adresse électronique ou le numéro de téléphone du signataire sont généralement nécessaires
• Avancé : la signature électronique avancée est une signature de niveau 2. Elle exige le téléchargement de la photocopie de la carte d’identité pour valider la signature
• Qualifié : la signature électronique qualifiée est une signature de niveau 3, il s’agit du niveau de sécurité et d’authentification du signataire le plus fort. La signature numérique qualifiée garantit l’identité du signataire via la délivrance d’un certificat de signature numérique qualifiée.

Signature numérique : comment l’utiliser sur un document PDF ?

Signature électronique, comment ça marche ?

La signature numérique peut être utilisée pour tout type de document :

• Des contrats commerciaux
• Des factures
• Des devis
• Des bons de commande
• Des contrats de travail
• Des contrats d’ouverture de compte bancaire
• Des actes authentiques
• Etc.

Tous les secteurs d’entreprise sont concernés :

• Assurances
• Banques
• Immobilier
• Ressources humaines
• Etc. 

La flexibilité de la signature numérique permet son utilisation pour n’importe quel format de document dématérialisé : PDF, document Word ou Excel… Attention, il est indispensable de saisir la différence entre les signatures électroniques et les signatures numérisées. Nous parlons ici de la signature électronique ou numérique, tout aussi valable que la signature manuscrite. Elle est sécurisée par cryptographie et atteste qu’une personne en particulier a bien consulté le document en question et a approuvé son contenu par l’acte de signature. 

La signature numérisée, quant à elle, n’est qu’une image de signature apposée sur un document PDF, n’ayant aucune valeur légale.  

Signature numérique : les étapes à franchir

1/ S’équiper d’un outil numérique

Une signature scannée sur un document PDF n’a aucune valeur probante au regard de la loi. Pour bénéficier d’une sécurité renforcée lors de l’émission et de la transmission de documents, il est indispensable d’opter pour la signature numérique, une opération qui s’effectue entièrement en ligne. Vous possédez un ordinateur, un smartphone ou une tablette ? Si c’est le cas, vous pouvez signer vos documents numériquement. Grâce à ce service, la signature des documents s’effectue en quelques secondes et cela sans quitter votre équipement numérique.

2/ Choisir une solution de signature numérique

Il existe plusieurs outils de signature numérique :

• Des solutions web de signature numérique sécurisées, facilement intégrables dans des solutions métiers
• Des logiciels permettant la signature des actes en lot ou de manière individuelle
• Des solutions permettant la création d’un circuit de validation documentaire, ainsi que la cosignature.

Sécurité, adaptabilité et fluidité sont les 3 critères clés pour choisir votre prestataire de signature en ligne. 

> Quelles sont les solutions clé en main vs. solutions intégrées ?

3/ Générer le document puis signer numériquement

Les signataires reçoivent un lien par e-mail ou par SMS les invitant à signer les actes concernés. Le lien peut aussi être affiché sur une tablette en agence bancaire par exemple. Il ne reste qu’à cliquer sur le lien et, dans certains cas, à s’authentifier sur l’interface utilisateur afin d’accéder au document. Il ne reste plus qu’à apposer sa signature à l’endroit indiqué. Une fois le process achevé, un e-mail de confirmation est généralement envoyé au signataire.

Pour vous permettre de signer électroniquement tous vos documents, Docaposte propose une gamme complète de solutions adaptées et conformes au règlement eIDAS. 

Sources : France num.gouv ; Adobe