Comment signer un devis électroniquement ?

Proposer la signature de devis par voie électronique représente un gain de temps considérable et peut faire la différence avec la concurrence. En effet, la signature électronique du devis évite le process fastidieux d’envoi de devis papier aux clients, qui doivent ensuite le renvoyer signé. Cette démarche, juridiquement valable, protège l’ensemble des parties. Comment signer un devis électroniquement ? La réponse dans cet article. 

Signature électronique : la règlementation en vigueur

La signature électronique est un dispositif permettant d’attester l’intégrité d’un document et d’authentifier son auteur. L’objectif étant que l’acte ne puisse pas être remis en cause. Contrairement à la signature électronique, la signature scannée n’est pas recevable au niveau juridique car elle ne garantit pas l’intégrité du document, quand bien même elle permet d’identifier clairement son signataire.

Pour que la signature en ligne respecte les conditions de validité, celle-ci doit être :

• Authentique : le signataire doit pouvoir être retrouvé sans équivoque
• Infalsifiable : la signature ne peut être usurpée
• Inaltérable : un document signé est immuable. Une fois signé, il est impossible d’apporter une modification
• Non réutilisable : la signature fait partie du document et ne peut être utilisée sur un autre document
• Irrévocable : le signataire ne peut pas contester le fait qu’il a signé le document.

Signature électronique et marché public

Les marchés publics jouent un rôle essentiel, notamment pour encourager l’innovation au sein des entreprises. Dans cette optique d’évolution, les marchés publics ont adopté la numérisation. Désormais, il est possible de conclure un marché public sous forme numérique : “un marché public est un contrat conclu à titre onéreux entre un acheteur public ou privé et un opérateur économique public ou privé. Ce marché doit répondre aux besoins de l'acheteur en matière de travaux, de fournitures ou de services.” (Source : ServicePublic.fr) 

Concrètement, il s’agit d’un contrat signé entre un opérateur économique (entrepreneur, fournisseur ou prestataire de services) dans le cadre d’un appel d’offres et un acheteur public ou privé (État, collectivité territoriale, hôpital...). 

Depuis l’arrêté du 12 avril 2018, 2 types de signatures électroniques sont autorisés dans le cadre des marchés publics, conformément au règlement eIDAS :

• La signature électronique qualifiée (QES) : le niveau le plus élevé de signature électronique, renversant la charge de la preuve sur le signataire
• La signature électronique avancée avec certificat qualifié : n’inverse pas la charge de la preuve, mais associe chaque signature électronique à une personne physique ou morale pour éviter toute usurpation d’identité

> En savoir plus sur la signature électronique pour les marchés publics

Pourquoi et comment signer un devis électroniquement

Signer un devis électroniquement : les avantages 

Signer un devis électroniquement est une façon de légaliser un contrat. Les opérations sont bien plus sécurisées qu’avec un devis papier qu’il est possible d’égarer, abîmer ou utiliser frauduleusement. Signer un devis électroniquement garantit la traçabilité et l’authenticité grâce à une empreinte numérique, préservant l’intégrité du document, qu’il est impossible d’altérer ou de supprimer. De plus, rédiger et signer un devis manuellement s’avère être une tâche chronophage. Grâce à la signature électronique des devis, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée : votre productivité est donc accrue. Désormais, il suffit de rédiger le devis en ligne, puis de le transmettre aux parties concernées via un logiciel dédié. Après signature, le devis est automatiquement validé. Il est donc possible de passer à l'étape suivante.  

Ajoutons à cela que signer un devis numériquement permet un meilleur taux de conversion. Outre l’image positive que l’entreprise renvoie à ses clients, le délai entre la demande et le devis sont drastiquement réduits, ce qui a pour effet de limiter le taux d’abandon. 

Comment signer un devis électroniquement ? 

Il est important de rappeler que la signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. En cas de contentieux, la signature électronique constitue une preuve irréfutable. Signer un devis de manière électronique est alors tout à fait légal et vaut pour accord des différents signataires. La signature électronique d’un devis est une démarche facile qui s’effectue en quelques étapes seulement, via ordinateur, tablette ou smartphone :

• Généralement, vous recevez un mail avec un lien à cliquer
• Le lien vous redirige vers le devis sous format PDF
• Après consultation et si tout est conforme, vous donnez votre consentement en cliquant sur le bouton «signer»
• Vous vous authentifiez à l’aide d’un code généralement reçu par SMS ou email
• Votre devis est signé et automatiquement transmis à l’expéditeur
• Vous en recevez également une copie que vous pouvez conserver.

Docaposte propose une gamme complète de solutions de signature électronique, applicables pour vos devis et tous vos autres documents. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus et vous faire accompagner.

Sources : Service Public.fr ; Economie.gouv