Comment signer électroniquement un acte d'engagement ?

Depuis 2020, les marchés publics imposent que tous les marchés supérieurs à 40 000 € HT soient déposés électroniquement sur le site internet du profil d’acheteur qu’aura choisi la collectivité. Dès lors, il est normal de s’interroger : qu’est-ce que la signature d’un acte d’engagement (également appelé appel d’offre) ? Est-elle obligatoire ?

Comment signer électroniquement un acte d’engagement et quelles sont les signatures acceptées ? Et enfin quels types d’actes d’engagement sont concernés par la signature électronique ? Cet article vous permettra de répondre à ces questions et de comprendre les enjeux de la signature électronique des marchés publics dans une logique de dématérialisation des procédures.

Quelle norme pour la signature électronique d’un acte d’engagement ?  

Qu’est-ce que la signature électronique d’appel d’offre ?

À l’instar de la signature manuscrite, la signature électronique d’un acte d’engagement identifie le signataire et authentifie le lien avec le document auquel elle est associée. Pour être valide, elle doit être réalisée dans des conditions qui donnent la possibilité à l’acheteur de vérifier sa conformité.  

La signature électronique d’un acte d’engagement est l’équivalent de la signature manuscrite d’un document au format papier. Notez que scanner une signature manuscrite n’a aucune valeur juridique. Pour être valable, la signature électronique est obligatoirement :

• Une signature avancée avec certificat qualifié ou une signature qualifiée ;
• Accompagnée d’un certificat de signature en cours de validité délivré par un prestataire de service de confiance qualifié au sens du règlement eIDAS. 

L’administration encourage la mise en œuvre de processus dématérialisés pour l’ensemble des marchés publics. Il est courant de demander aux entreprises désirant participer à un marché public l’obtention d’une signature électronique. En effet, celle-ci garantit :

• L’identité du signataire ;
• Le lien avec les documents contractuels soumis dans leur dossier de réponse.  

L’acheteur précise dans le règlement de sa consultation le détail des documents sur lesquels la signature électronique doit être apposée.  

La signature d’un acte d’engagement est-elle obligatoire ?

Depuis 2016, la signature d’un acte d’engagement n’est plus obligatoire lors du dépôt de l’offre. En effet, le simple dépôt d’une offre non signée par un candidat revient à s’engager sur la consultation concernée. Néanmoins, afin de simplifier la méthode d’attribution des marchés publics, il est recommandé aux candidats de signer préalablement les documents du marché concerné avant de procéder au dépôt sur le site web du profil d’acheteur. Il est vivement suggéré aux opérateurs économiques d’avoir recours à la signature numérique des marchés pour :

• Optimiser le délai de réponse ;
• Réduire les délais d’attribution des marchés publics ;
• Sécuriser les méthodes d’attribution des marchés publics.  

Le caractère nominatif du certificat de signature électronique et sa durée de validité garantissent sans équivoque l’identité du signataire du marché. La signature numérique garantit également l’intégrité et l’authenticité des pièces, car une signature électronique est liée à son document et assure son authenticité par l’intermédiaire des outils de contrôle de signature numérique.  

Comment signer électroniquement un acte d’engagement ? 

Depuis l’arrêté du 12 avril 2018, deux types de signatures numériques sont acceptés :

• La signature électronique avancée avec certificat qualifié selon le règlement européen eIDAS ;
• La signature électronique qualifiée.

La signature électronique qualifiée est le niveau de signature électronique le plus élevé, celui qui offre la meilleure protection juridique en cas de contentieux. En effet, la signature électronique qualifiée renverse la charge de la preuve sur le signataire. S’il y a litige, c’est au signataire de démontrer la non-validité de la signature électronique.  

La signature électronique avancée avec certificat qualifié ne permet pas l’inversion de la charge de la preuve. Selon le règlement eIDAS, le certificat qualifié associe chaque signature électronique à une personne physique ou à un représentant d’une personne morale, cela afin d’éviter tout risque d’usurpation d’identité. Les Prestataires de Services de Confiance Qualifié (PSCE) mentionnés sur la Trust List sont les seuls habilités à le commercialiser.

Pour être en conformité avec la législation, la signature doit impérativement être générée accompagnée d’un certificat de signature électronique qualifié. Ce dernier engage le signataire pour ses fonctions au sein de son organisation. Toutes les pièces à signer électroniquement sont répertoriées par l’acheteur dans l’avis de marché ou la consultation.

Quels types d’actes d’engagement sont concernés par la signature électronique ? 

Depuis le 1er janvier 2020, le code des marchés publics impose la dématérialisation des échanges pour tout montant de commande dépassant le seuil des 40 000 euros HT. Concrètement, pour tout contrat allant au-delà de ce seuil, l’acheteur doit obligatoirement mettre à disposition électroniquement sa consultation et accepter la réception de dépôts de candidatures sous forme dématérialisée. Dans son règlement de consultation, l’acheteur précise s’il exige ou non la signature électronique au moment du dépôt du dossier de réponse.  

La signature électronique est imposée pour l’offre finale, il s’agit du document qui constitue le contrat définitif entre l’acheteur public et l’entreprise choisie. Quand le marché public est dématérialisé, la signature numérique de la réponse de l’acte d’engagement est donc exigée. 

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