Comment passer à la facture électronique en 5 étapes ?

La loi de finances 2020 introduit l’obligation d’émission et de réception de factures électroniques dès le 1er septembre 2026. Que vous soyez équipé d’une solution de dématérialisation ou pas encore, il est indispensable de vous préparer en amont à ce changement majeur. Dans cet article, découvrez tout ce que vous devez savoir pour mettre en place la facturation électronique.  

Comment mettre en place une facturation électronique ? 

Si la loi impose de se mettre en conformité concernant la facturation électronique, elle ne dit pas comment implémenter tous les aspects qui s’y rattachent. Pour mener à bien ce projet, il convient de procéder par étape, afin de ne rien oublier et surtout de maîtriser l’ensemble des processus. Commencez par bien comprendre la réforme et faire un état des lieux des process existants. Il faudra aussi poser des objectifs et choisir votre partenaire en fonction. Et surtout, n’oubliez pas d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs dans le projet. 

1 - Maîtriser les aspects de la nouvelle réglementation sur la facture électronique 

En premier lieu, il est indispensable de maîtriser la nouvelle réglementation. En effet, toutes les entreprises devront choisir une plateforme agréée (PA) ou des solutions compatibles pour ;  

• Procéder à la transmission des données à l’administration fiscale (e-reporting) : automatique en passant par une PA; 
• Mettre en place un annuaire centralisé des entreprises qui déclarent leur TVA sur le territoire français. 

Les étapes de la nouvelle réglementation :

• A partir du 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et une obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
• A partir du 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.

Compte tenu de l’enjeu pour les entreprises, ces dates d’entrée en vigueur pourront être ajustées d’un trimestre afin d’assurer un déploiement fiabilisé.

2 - Anticiper la réforme en faisant un état des lieux des process internes  

La première chose à faire est de procéder à un état des lieux de l’organisation. Concrètement, cela consiste en un inventaire minutieux des collaborateurs et des processus en lien direct ou indirect avec la facturation. Ne précipitez rien et procédez par étapes :

• Commencez par évaluer votre niveau de maturité digitale : avez-vous déjà opté pour une solution de dématérialisation digitale ? Si oui, interrogez-vous sur la stratégie de mise en place de la réglementation. Demandez-vous également quels formats de factures sont gérés à ce jour sur cet outil et qui l’utilise. 
• Organisez ensuite vos procédures comptables et flux de factures selon leur origine (facture clients, fournisseurs…).  
• Effectuez également la mise à jour immédiate des SIRET/SIREN et TVA intracommunautaire des fiches clients et fournisseurs. 
• Estimez le niveau de compétences de vos collaborateurs et prévoyez d’être accompagnés sur ce projet. Il sera peut-être pertinent de financer des formations et/ou de recruter du personnel. Si besoin, faites appel à un cabinet externe pour vous guider.  

Pour réussir cette transition, il est indispensable de dresser un bilan précis de votre situation. 

3 - Définir vos objectifs concernant la facture électronique  

Pour anticiper le passage obligatoire à la facturation électronique, il est nécessaire de définir clairement vos objectifs et de formuler précisément vos besoins. Cette étape est indispensable, car c’est à l’issue de celle-ci que vous serez en capacité de déterminer la solution de dématérialisation adéquate.  

De même, posez-vous cette question : mon objectif se limite-t-il au strict respect de la réforme ou bien ai-je envie d’aller plus loin afin de digitaliser l‘ensemble de mes processus (achat, comptabilité et traitement des factures) ? Rédiger un cahier des charges vous aidera à exprimer vos souhaits vis-à-vis de la plateforme de facture électronique sur laquelle vous vous positionnerez. Cela vous donnera une visibilité sur les ressources que vous serez amené à mobiliser. 

4 - Choisir une plateforme de facture électronique  

Le Portail Public de Facturation (PPF) 

Depuis octobre 2024, la DGFiP a annoncé publiquement que le PPF ne jouerait plus le rôle d’interface d’échange d’e-factures. À partir de cette annonce, la transmission et la réception des factures électroniques devaient obligatoirement passer par des plateformes agréées

Les Plateformes Agréées (ex-PDD)

Seules ces plateformes de facture électronique sont certifiées et immatriculées par l’administration fiscale. Elles jouent un rôle d’intermédiaire facilitateur avec le PPF puisqu’elles transmettent les factures à l’administration et peuvent convertir leur format si celui-ci n’est pas accepté par le PPF. Si votre entreprise collabore régulièrement avec l’étranger, grâce à la plateforme agréée, vous serez en conformité avec les réglementations des pays en termes de dématérialisation. 

Solution compatible (ex-OD) 

Contrairement aux plateformes agréées, les solutions compatibles ne sont pas certifiées. Toutefois, voici une liste des avantages qu'elles offriront aux entreprises :  

• Accompagnement à la création, la transmission, la réception et le traitement des factures ; 
• Prise en charge de l’intégralité du circuit de la facture et de ses processus : litiges, rapprochement et statuts.  
• La solution compatible fera le lien entre clients et fournisseurs, ainsi que les autres plateformes de facture électronique pour gagner du temps.  

5 - Anticiper les impacts technologiques et conduire le changement  

Cette étape est primordiale car il s’agit de prévoir les impacts de la mise en place d’un tel projet. Cela implique nécessairement une conduite du changement et par conséquent l'adhésion des différents acteurs :

• Les collaborateurs directement impactés ; 
• Vos clients et fournisseurs de l’entreprise ;  
• Les partenaires et/ou prestataires de l'entreprise. 

En outre, cela implique également la mise en place d’une infrastructure technologique adéquate, en mesure de gérer tous types de flux et tous les cas métiers.  

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