Comment faire une signature électronique sur un document ?

Selon le baromètre IPSOS, 80 % des entreprises européennes ont déjà adopté la signature électronique. Un logiciel de signature électronique leur permet de faire signer des documents et de recueillir des consentements à distance, sans impression ni déplacement. Fiable, sécurisé et conforme eIDAS, il remplace la signature manuscrite dans la quasi-totalité des processus et fluidifie les échanges avec clients, fournisseurs et collaborateurs. 

Mais comment fonctionne-t-elle au juste ?

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une e-signature ou signature électronique désigne un procédé permettant de garantir l’identité d’un signataire, son accord pour le contenu, et l’intégrité du contenu signé.

Il existe trois niveaux de signature électronique, définis par le règlement européen eIDAS sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions :

• la signature simple forme le premier niveau de sécurité ; elle est la plus répandue dans les usages,
• la signature avancée ajoute une étape de vérification d’identité des signataires et renforce ainsi le parcours de signature électronique,
• la signature qualifiée désigne le seul niveau à avoir la stricte équivalence juridique avec la signature manuscrite selon le règlement eIDAS. Elle est la seule à offrir une présomption de fiabilité, entraînant une inversion de la charge de la preuve en cas de contestation.

Il est possible de signer électroniquement tout type de données et de documents, en respectant les standards définis par la Commission européenne et les normes techniques applicables.

Pour les fichiers PDF, c'est la norme PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures, spécifiée par l'ETSI dans la norme EN 319 142) qui s'applique : elle permet d'inclure les données de signature directement dans le document.

Quel niveau de signature choisir ? 

Le choix du niveau de signature repose sur un équilibre entre le risque juridique associé au document, l'expérience utilisateur et les exigences de conformité, ces dernières ayant un impact direct sur le coût de mise en œuvre.

Signature électronique simple 

Dans quel cas choisir : documents à faible risque et à fort volume, comme les devis, bons de commande, validations internes.

Valeur juridique : recevable en justice ; force probante appréciée au cas par cas.

Niveau d’effort / coût : faible - mise en œuvre immédiate, coût réduit.

Signature électronique avancée 

Dans quel cas choisir : risque modéré avec besoin d’identifier formellement le signataire, comme les contrats clients et fournisseurs, documents RH.

Valeur juridique : recevable ; identité du signataire vérifiée, donc preuve renforcée.

Niveau d’effort / coût : modéré - une étape de vérification d’identité en plus.

Signature électronique qualifiée 

Dans quel cas choisir : risque élevé ou exigence légale, comme les actes notariés, marchés publics, opérations sensibles.

Valeur juridique : seul niveau strictement équivalent à la signature manuscrite (eIDAS, art. 25.2).

Niveau d’effort / coût : élevé - certificat nominatif à obtenir, coût plus important.

Combien coûte une signature électronique ? 

Il n’existe pas de prix unique. Le coût d’une signature électronique dépend surtout : 

• du niveau choisi (une signature qualifiée, qui suppose un certificat nominatif et une vérification d’identité, est plus onéreuse qu’une signature simple) ;
• du volume de documents signés ;
• et du mode de facturation (à l’unité, par lot ou par abonnement). 

À cela peut s’ajouter le coût de l’intégration à vos outils métier et de l’archivage à valeur probante. 

Quant au certificat, pour la signature simple et avancée, il est en général inclus et géré par le prestataire ; seule la signature qualifiée repose sur un certificat qualifié nominatif délivré à chaque signataire.

Quels types de documents peut-on signer électroniquement ?

Banques, assurances, secteur immobilier, professions réglementées : la signature électronique est parfaitement adaptée aux usages les plus répandus de nombreux secteurs et métiers. Les types de documents sur lesquels apposer une signature électronique sont variés :

• appels d’offres, devis, contrats clients, contrats fournisseurs, contrats d’adhésion, bons de livraison,
• mandat, intention d’achat, promesse de vente, bail,
• formulaires de candidature ou d'intégration de nouveaux collaborateurs, contrats de travail et avenants, lettres de mission, notes de frais,
• accords de confidentialité, autorisations de modification, etc.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Les avantages de la signature électronique sont multiples.

• Valeur juridique : toutes les signatures électroniques sont recevables en justice et peuvent donc se substituer à un processus de signature manuscrite. L'article 25 du règlement eIDAS interdit explicitement de rejeter une signature électronique comme preuve au seul motif qu'elle est électronique : toutes les signatures sont donc recevables en justice. Ce qui varie selon le niveau de sécurité, c'est la force probante, c'est-à-dire le poids que lui accorde le juge. La signature qualifiée bénéficie ainsi du même effet juridique qu'une signature manuscrite, avec inversion de la charge de la preuve.
• Efficacité, attractivité : en permettant aux destinataires d’apposer leur signature électronique sur leurs documents, les organisations accélèrent leurs processus de validation et améliorent la productivité de leurs collaborateurs. La signature électronique est aussi un moyen de fluidifier les échanges avec les candidats à l’embauche. Le suivi du statut de chaque signature est facilement accessible. Des procédures permettent de recevoir des notifications, d’effectuer des rappels, ou de modifier des demandes.
• Valeur probante : on accède à une piste d’audit détaillée pour chaque transaction. Une autorité de certification ou un prestataire de services de confiance peuvent contrôler la validité du document signé et la signature numérique jusqu'à 10 ans après la signature, ce qui correspond à la durée de conservation légale de la plupart des documents commerciaux. Le dossier de preuves doit être complet, exploitable, et intègre dans le temps (un litige peut survenir des années après selon les usages).

Les différents moyens de créer sa signature pour signer électroniquement un document

La plupart des solutions de gestion de signatures électroniques permettent d’en créer de trois façons. En pratique, on peut :

• saisir son nom sur un clavier,
• tracer la signature à l’aide de la souris ou d’un pavé tactile,
• signer avec un stylet ou le doigt sur un écran tactile.

Ces modes de saisie visent à rendre l'expérience intuitive et à recueillir le consentement du signataire. La valeur juridique, elle, ne repose pas sur le geste mais sur le procédé cryptographique sous-jacent : c'est lui qui garantit l'identité du signataire et l'intégrité du document.

Les questions que l’on se pose avant de se lancer dans la signature électronique de document 

Une signature électronique est-elle vraiment reconnue en justice ? 

Oui. Le règlement eIDAS interdit de refuser une signature comme preuve au seul motif qu’elle est électronique. Plus le niveau est élevé, plus sa force probante est forte, la signature qualifiée étant strictement équivalente à la signature manuscrite.

Est-ce compliqué à mettre en place ? 

Pour la majorité des usages (signature simple ou avancée), non : vous téléversez le document, placez un champ de signature et l’envoyez. Le certificat et la sécurité sont gérés par la solution, sans démarche technique de votre côté.

Mes documents signés sont-ils en sécurité dans le temps ? 

Oui, à condition de conserver le dossier de preuves (piste d’audit) et d’archiver le document à valeur probante, afin qu’il reste vérifiable en cas de litige, parfois plusieurs années après la signature.

La gamme de signature électronique de Docaposte

Docaposte propose une gamme de signature électronique qui couvre les trois niveaux de signature électronique, définis par le règlement eIDAS, selon le risque juridique ou métier des documents à signer.

Cette gamme de signature électronique répond à tous les besoins pour permettre des parcours de souscription numérique complets, simples et sécurisés et ce, quel que soit le canal (face à face, télévente, Internet ou en mobilité).

Pourquoi Docaposte ?

Une signature n'a de valeur que si l'on peut faire confiance au prestataire qui la délivre et la sécurise. Filiale du groupe La Poste, Docaposte est le leader français de la confiance numérique et un acteur 100 % souverain : vos documents restent hébergés en France, hors de portée des lois extraterritoriales comme le Cloud Act. Sa signature électronique s'appuie sur le statut de Prestataire de services de confiance qualifié et sur les plus hauts niveaux d'exigence de l'ANSSI (qualifications SecNumCloud et PVID), pour une e-signature conforme à eIDAS et au RGPD.

Les différentes étapes pour la création d'une signature électronique