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Le coffre-fort numérique professionnel : on vous dit tout !

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Le 08.12.2022

5 min

De nombreuses entreprises optent pour la digitalisation de leurs services RH et administratifs afin d'améliorer la fiabilité de leurs processus et d'accroître leur productivité. Ce passage au numérique implique la dématérialisation de leurs transactions et des documents qu'elles sont amenées à traiter, d'où la nécessité de recourir à des solutions d'archivage électronique.

Parmi les outils permettant de dématérialiser et de diffuser des documents en toute sécurité : il existe le coffre-fort numérique. Mais quel est son fonctionnement ? Sa particularité ? Quels types de documents y place-t-on ? Sur quels critères choisir son coffre-fort électronique ?

Une solution de stockage ultra-sécurisée

Le coffre-fort électronique ou numérique professionnel est une solution de stockage d’information dématérialisée, certifiée et sans intrusion possible. Il conserve toutes les données qui y sont déposées et en garantit l’intégrité des données dans le temps, pour les restituer à l’identique à tout utilisateur accrédité qui en fait la demande.

La désignation de « coffre-fort numérique » est juridiquement encadrée par deux décrets du code des postes et des communications électroniques, promulgués en 2018 et qui précisent le niveau de sécurité et les obligations applicables depuis le 1er janvier 2019. Ainsi, un coffre-fort numérique répond à des règles strictes de mise en œuvre et de récupération des documents conservés. Ce qui le distingue des solutions de stockage numérique classiques, c’est que les données entreposées dans un coffre-fort numérique ne sont pas accessibles à l’hébergeur ; elles sont chiffrées et seulement accessibles au client accrédité via une clé de déchiffrement.

 

Principe de fonctionnement du coffre-fort numérique

Deux notions régissent le principe de fonctionnement. Tout d’abord, la conservation des documents électroniques. Puis, la garantie d’une restitution identique au document original.

Cette garantie repose sur un mécanisme de sécurisation et d'intégrité. On parle alors de scellement numérique, constitué par :

  • la signature électronique qui authentifie l’auteur du dépôt,
  • l’horodatage qui certifie la date de ce dépôt,
  • l’empreinte numérique lors du dépôt.

Cette garantie repose aussi sur la traçabilité et la journalisation : c’est-à-dire qu’on s’assure de la « non modification » du document dans le temps et on conserve l'intégralité de la vie d’un document, ses éventuelles modifications, les traitements appliqués, les accès qui y sont faits.

Les usages du coffre-fort électronique

Documents civils, commerciaux, fiscaux, relatifs à la gestion du personnel ou pièces sensibles, tout document numérique peut être conservé dans un coffre-fort électronique :

  • les documents juridiques, financiers et comptables à valeur probatoire auxquels sont attachés des délais de conservation légale,
  • les documents administratifs (factures, relevés, …),
  • les documents RH (contrats de travail, avenants, bulletins de paie électroniques ou copies numériques, déclarations d'embauche, …),
  • les brevets, documents touchant à la propriété intellectuelle,
  • toute pièce ou donnée sensible pour la société (bases de données, fichier clients, codes d'accès, …)

Les avantages d’un espace sécurisé de stockage

Le coffre-fort numérique apporte en premier lieu de la sûreté (accès sécurisé, intégrité et pérennité des fichiers numériques archivés).

Le coffre-fort numérique permet également de simplifier la consultation des documents et le partage d'informations entre les équipes - au travail comme à distance - leur offrant une meilleure efficacité opérationnelle. L’accès aux documents est permanent et peut être géré en fonction des équipes ou profils. En se concentrant davantage sur la relation client, les gains de productivité sont conséquents.

Simple d'utilisation, le coffre-fort numérique est donc une solution qui permet également d'améliorer les services rendus aux salariés, en mettant à la disposition de leurs salariés un coffre-fort numérique, les entreprises leur offrent la possibilité d'accéder à des documents RH tels que leurs bulletins de salaire, conservés pendant un minimum de 50 ans après leur départ de l'entreprise (ou jusqu'aux 75 ans du salarié).

Enfin, le coffre-fort électronique permet de respecter les contraintes légales et normatives, de se conformer au règlement RGPD relatif à la protection des données personnelles, et de préserver des preuves juridiquement recevables autour de ces documents.

Bien choisir sa solution de coffre-fort électronique

Quelques points de vigilance sont à prendre en considération pour s'assurer du bon choix de sa solution. Il convient notamment de s’assurer :

  • du respect des normes et certifications,
  • du stockage des données dans un data center souverain,
  • de l’interopérabilité avec la solution de gestion de paie,
  • de la capacité de stockage du coffre-fort électronique,
  • des garanties de sécurité des données (empreinte numérique, chiffrement des données, contrôle…)

Le déploiement d’une telle solution se fait généralement auprès d’un tiers-archiveur. Des organismes comme la  Fédération Numérique des Tiers de Confiance délivrent des labels garantissant des conformités aux normes via l’audit par un expert.

Le coffre-fort numérique Digiposte

Digiposte est la solution de coffre-fort numérique de La Poste, opérée et distribuée par sa filiale numérique Docaposte. Sécurisée et accessible en ligne ou depuis son application mobile, elle offre à ses utilisateurs de nombreux atouts.

Solution n°1 sur le marché et conforme à la norme AFNOR NF Z 42-020 relative aux coffres- forts numériques, Digiposte permet de dématérialiser et de diffuser en toute simplicité des documents à vos salariés et de leur proposer un espace de stockage personnel sécurisé, accessible en ligne ou depuis l’application mobile pour gérer leur vie administrative simplement.

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