Comment gérer un budget IT et la facturation télécom ?

La gestion du budget IT et de la facturation télécom est un enjeu majeur pour les organisations, qu'elles soient grandes ou petites. En effet, les coûts liés à l'informatique et aux télécommunications peuvent être importants et avoir un impact significatif sur les résultats financiers de l'entreprise ou de l’organisation.

Cependant, grâce à des outils adaptés qui apportent de manière quotidienne une maîtrise fine de la gestion de ces coûts et des processus mis en place, il est désormais possible d’optimiser les dépenses, d’améliorer la rentabilité et la compétitivité. 

Gérer son budget IT : commencer par un audit

Le point de départ de toute gestion efficace d’un budget IT prend généralement la forme d’un audit des dépenses, des ressources informatiques et des licences. Cet audit doit identifier tous les coûts directs et indirects liés aux dépenses informatiques, et c’est pour cette raison que l’on doit examiner les contrats de licence, l'utilisation des logiciels, les coûts d'infrastructure, la sécurité informatique, ainsi que les coûts de personnel. 

Un audit exhaustif permet en effet à toute organisation d’identifier et de dimensionner les postes de dépenses. Il est également très utile pour identifier les domaines où l’organisation peut espérer réduire les coûts et optimiser les investissements dans l'informatique ou les télécommunications.

Il est par ailleurs indispensable de qualifier les dépenses pour s'assurer que les factures sont conformes aux contrats conclus avec les fournisseurs. On s’attachera notamment à :

• Evaluer l'utilisation des services IT et télécom pour déterminer si elle correspond aux besoins de l'entreprise. Les services inutilisés ou désormais obsolètes doivent être résiliés.
• Examiner les coûts d'itinérance pour s'assurer qu'ils sont conformes aux accords conclus avec les opérateurs de téléphonie mobile. Des politiques doivent être mises en place pour réduire les coûts du roaming, tels que l'utilisation de cartes SIM locales, de galets de roaming ou d’application de voix sur IP (pas toujours disponibles selon le pays) pour appeler à partir d'un réseau Wi-Fi.
• Suivre les dépenses pour s'assurer qu'elles sont conformes au budget et qu'elles ne dépassent pas les limites définies.

Un audit des dépenses et des factures IT et télécom est donc essentiel pour la gestion efficace du budget IT. Il est important d'examiner :

• les contrats
• les factures
• l'utilisation des services
• les coûts d'itinérance 
• suivre les dépenses pour optimiser les investissements dans les services télécom.

Il est également primordial de définir clairement les objectifs et les priorités pour maximiser l'efficacité des investissements. 

Définir ses objectifs et ses priorités

Prenons l'exemple de la gestion des smartphones dans une entreprise. Pour maximiser l'efficacité du budget IT, il est recommandé de définir des objectifs et des priorités.

Si, par exemple, l’objectif principal de l’entreprise est de réduire les dépenses et d’améliorer son engagement RSE via l’allongement de la durée de vie des smartphones, elle peut examiner les coûts actuels et identifier des solutions alternatives qui peuvent être moins onéreuses, comme les appareils reconditionnés ou les contrats de location. 

Si l’objectif est d'améliorer la productivité des employés, l’entreprise peut envisager des smartphones plus performants avec des fonctionnalités avancées qui aident les collaborateurs à travailler plus efficacement. Elle peut investir dans des smartphones avec des applications professionnelles, des fonctionnalités de collaboration ou des outils de gestion de tâches pour améliorer la productivité.

Enfin, si l’objectif est de maintenir la sécurité des données, l’entreprise souhaitera investir dans des smartphones dotés de fonctionnalités de sécurité avancées, comme le chiffrement de bout en bout, la reconnaissance faciale ou la vérification de l'empreinte digitale.

En résumé, définir des objectifs et des priorités clairs pour la gestion d'actifs tels que les smartphones peut aider à optimiser les coûts, améliorer la productivité des collaborateurs et renforcer la sécurité des données de l’organisation.

Exercer un contrôle attentif et systématique avec un outil adéquat

Les systèmes de gestion des factures télécom peuvent également participer à l’effort d’audit régulier et aider à réduire les coûts liés à la facturation télécom en identifiant les erreurs de facturation, en vérifiant les tarifs et en éliminant les coûts inutiles. Ces systèmes peuvent aussi aider à informer et sensibiliser les utilisateurs qui consomment trop de données ou qui utilisent des services coûteux, permettant à l'entreprise de prendre des mesures correctives.

Prenons par exemple le cas des enregistrements détaillés des appels téléphoniques ou des sessions de communication, utilisés pour la facturation des services de télécommunication. 

Lorsqu'une organisation reçoit une facture de l'opérateur téléphonique, elle peut appliquer différents contrôles de la facturation en vérifiant :

• les tarifs appliqués : l’organisation doit s'assurer que les tarifs correspondent à ceux qui ont été convenus dans le contrat avec l'opérateur téléphonique.
• la durée des appels facturés pour s'assurer qu'elle correspond à la durée réelle des appels (on peut par exemple les comparer avec les relevés d'appels du système de téléphonie interne).
• les numéros de destination facturés pour s'assurer qu'ils correspondent aux numéros de téléphone réels.
• les taxes et les frais supplémentaires présents dans la facture pour s'assurer qu'ils sont correctement appliqués.
• la correspondance entre les enregistrements et la facture : si certaines opérations sont manquantes dans la facture, il importe de demander à l'opérateur téléphonique de les fournir.

Ainsi, pour contrôler les éléments qui lui sont facturés par un opérateur téléphonique, l'entreprise ou l’organisation doit vérifier les tarifs, la durée des appels, les numéros de destination, les taxes et les frais supplémentaires, la correspondance entre les enregistrements internes et la facture, ainsi que les paiements. Ces étapes permettent de s'assurer que la facturation est précise et que l’organisation ne paie pas plus que ce qu'elle doit pour les services de télécommunication.

En conclusion, la gestion efficace du budget IT et de la facturation télécom est essentielle pour les entreprises, grandes, moyennes ou petites, afin d'optimiser leurs investissements et améliorer leur rentabilité et leur compétitivité. Des solutions logicielles existent pour leur permettre de réaliser un audit régulier (pour ne pas dire permanent) des dépenses et des factures, définir clairement leurs objectifs et priorités, et mettre en place des politiques pour réduire les coûts et maximiser l'efficacité de leur budget IT et de la facturation télécom.

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