10 avantages de la signature électronique pour votre entreprise

La signature électronique : des avantages quel que soit votre secteur

Gagner en productivité, faire des économies, optimiser les flux documentaires et s'adapter au nomadisme professionnel, les avantages de la signature électronique répondent aux préoccupations actuelles des entreprises.

Simple, avancée ou qualifiée, les trois niveaux de signature répondent chacun à un enjeu différent. Banque, immobilier, RH, le choix d'un niveau de signature électronique dépend de la nature de vos documents, du degré de traçabilité recherché et du cadre réglementaire de votre secteur.

Avantage n°1 : la signature électronique vous fait gagner du temps

Le temps gagné se mesure sur toute la chaîne, du premier envoi jusqu'au retour du document signé.

La signature manuscrite nécessite des allers-retours physiques ou postaux. La signature électronique permet de conclure des accords en quelques minutes, voire en quelques secondes, directement depuis un ordinateur ou un appareil mobile.

Le gain de temps permis par la signature électronique se vérifie pour de nombreux documents :

• Contrats de travail : les responsables RH envoient le contrat au nouvel embauché dès la fin du recrutement. Celui-ci signe en ligne et le renvoie en quelques minutes. La signature électronique accélère ainsi tout le processus d'onboarding.
• Accords commerciaux : les commerciaux finalisent des accords avec des clients à l'issue d'une réunion ou d'un appel, sans attendre le retour au bureau pour imprimer et envoyer des documents à signer.
• Actes juridiques : les avocats et les notaires utilisent la signature électronique afin de raccourcir les délais sur des documents sensibles tels que les compromis de vente et les accords juridiques.
• Approbations financières : les institutions financières recourent à la signature électronique pour l'approbation rapide de prêts ou de lignes de crédit. Le client signe le jour de l'accord, plutôt qu'au retour du dossier par courrier.
• Transactions immobilières : dans l'immobilier, la signature électronique est courante sur les contrats de location ou de vente. Aucun déplacement n'est désormais nécessaire, y compris pour les transactions à distance ou internationales.

Quelle que soit l'activité, la signature électronique offre de multiples avantages aux entreprises de toutes tailles, qui gagnent un temps précieux et réduisent leurs coûts opérationnels.

Avantage n°2 : la signature électronique réduit vos coûts

La signature électronique réduit les dépenses de fonctionnement et simplifie les processus administratifs.

Les économies concernent plusieurs types de dépenses :

• Les fournitures de bureau : la consommation de papier, d'encre et d'autres fournitures diminue, ainsi que les coûts d'entretien des imprimantes et des autres équipements.
• L'affranchissement et le courrier : les entreprises qui envoient leurs documents à signer par voie électronique économisent sur les frais d'expédition et la gestion du courrier.
• Le stockage : les documents signés électroniquement sont sauvegardés dans le cloud. L'entreprise n'a plus à financer ses espaces de stockage, leur sécurisation et la gestion des archives papier.
• Les erreurs et les retards : l'automatisation des processus de signature réduit les coûts qui leur sont liés. Un document mal signé ou non conforme n'est plus à réimprimer et le temps passé à le corriger disparaît.

Avantage n°3 : la signature électronique sécurise vos transactions

La signature électronique apporte aux transactions un niveau de sécurité élevé. Cette technologie utilise le chiffrement des données pour protéger l'intégrité et l'authenticité des documents signés électroniquement. Chaque signature est encodée de manière unique, et tout changement apporté au document après sa signature est immédiatement détectable. Le document reste donc intact entre sa signature et sa conservation.

La signature électronique offre différents niveaux de sécurité pour répondre aux exigences variées des transactions d'entreprise :

1. La signature simple repose sur l'identité déclarée par email ou par un code de vérification envoyé via SMS. C'est une option adaptée pour les transactions quotidiennes ne comportant pas de risques majeurs.
2. La signature avancée associe le signataire au document de manière plus claire et vérifiable, utilisant des méthodes de vérification d'identité plus robustes comme l'authentification à deux facteurs ou la biométrie. Ce niveau convient aux documents exigeant une vérification renforcée de l'identité du signataire.
3. La signature qualifiée s'adresse aux documents dont les implications légales ou financières sont significatives. Il s'agit de la forme la plus sécurisée de signature électronique qui doit être créée à l'aide d'un dispositif sécurisé de création de signature et basée sur un certificat qualifié. Ce certificat doit être émis par un Prestataire de Services de Confiance (PSC) qualifié.

La traçabilité est une autre caractéristique essentielle de la signature électronique. Chaque document signé dispose d'une piste d'audit complète : l'heure, la date, et l'ordre des signatures, ainsi que l'identification précise de tous les participants au processus de signature.

Cette traçabilité est indispensable pour résoudre les litiges potentiels et pour assurer la conformité aux réglementations sectorielles et gouvernementales. Les entreprises qui cherchent à sécuriser leurs transactions disposent ainsi d'une solution qui respecte les normes légales et éthiques.

Avantage n°4 : une valeur juridique reconnue dans l'UE

Reconnue légalement à travers de nombreuses législations internationales, la signature électronique permet aux entreprises de respecter les normes légales sans alourdir leurs échanges. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) établit la validité juridique de la signature électronique qualifiée à travers toute l'Union européenne. Ce règlement définit les normes pour les signatures électroniques, les services d'authentification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.

Selon eIDAS, une signature électronique ne peut pas être refusée en tant que preuve en justice uniquement en raison de sa forme électronique, ni au motif qu'elle ne répond pas aux exigences de la signature qualifiée.

La conformité avec le règlement eIDAS assure que la signature électronique a une validité juridique comparable à celle d'une signature manuscrite dans tous les États membres de l'UE. Une entreprise française signe donc avec une contrepartie allemande ou espagnole sans formalité supplémentaire.

Pour les secteurs tels que la banque, la santé et le juridique, où les documents sont soumis à des exigences de conformité strictes, la signature électronique apporte les garanties de preuve attendues.

Avantage n°5 : un parcours de signature intuitif

La signature électronique ne demande aucune compétence technique à vos signataires. Tout se passe dans le navigateur, sans compte à créer.

Le parcours se déroule en quelques étapes simples :

• Votre signataire reçoit un mail contenant le lien vers le document
• Le document s'ouvre au format PDF dans son navigateur internet
• Il en prend connaissance, puis clique sur « signer »
• Un code reçu par SMS ou par mail confirme son identité
• La signature est apposée et le document revient signé à votre entreprise
• Votre signataire conserve sa propre copie

Avantage n°6 : la signature électronique allège vos processus internes

La signature électronique vous permet de rationaliser vos processus internes en automatisant la gestion des documents et en réduisant les tâches manuelles. Le temps consacré aux procédures administratives diminue d'autant.

Par ailleurs, elle facilite la création, l'envoi et le suivi des documents de manière automatisée. Vous suivez en temps réel l'état des signatures, et des rappels automatiques relancent les signataires en retard.

Un circuit de signature se paramètre une fois. Vous déposez le document, placez les champs à signer et désignez les intervenants ainsi que leur ordre de passage. L'envoi part ensuite tout seul.

Plus un contrat demande d'accords, plus le gain est net. Validé par un responsable, un juriste puis un dirigeant, il passait auparavant de bureau en bureau, ou de boîte mail en boîte mail, et s'arrêtait dès que l'un d'eux était en déplacement. La cosignature achemine le contrat de l'un à l'autre, et chacun signe où qu'il se trouve.

Vous gardez la main pendant tout le déroulement. Une transmission peut s'annuler et un destinataire se corriger, sans repartir de zéro.

Avantage n°7 : votre empreinte carbone diminue

La signature électronique contribue à la réduction de l'empreinte carbone de votre entreprise. Elle supprime l'impression, l'envoi et le stockage des documents physiques.

Le trajet du signataire disparaît lui aussi. Une signature qui imposait un rendez-vous, parfois à l'autre bout du pays, se fait désormais depuis son bureau.

C'est ce que vos clients et vos partenaires attendent. Un parcours de signature dématérialisé entre dans les éléments concrets d'une démarche environnementale, aux côtés du recyclage et de la sobriété énergétique.

Avantage n°8 : vos clients signent sans se déplacer

Facile et rapide, la signature électronique améliore l'expérience de vos clients, qui n'ont plus de rendez-vous à prendre, ni de créneau à caler dans leur semaine. Ils signent le soir, le week-end, au moment qui leur convient.

Dans le notariat et l'immobilier, la signature électronique est devenue une pratique courante qui facilite et accélère les transactions. Les notaires finalisent des contrats et des actes juridiques sans délai et les professionnels de l'immobilier concluent des ventes et des baux plus rapidement.

Avantage n°9 : une meilleure gestion des documents signés

La signature électronique optimise la gestion des documents en centralisant les documents signés. Vos équipes y accèdent rapidement, dans un espace sécurisé et les retrouvent sans avoir à les chercher.

Les documents signés restent accessibles à tout moment, depuis n'importe quel lieu, pour toute l'organisation.

Les solutions de signature électronique intègrent des fonctionnalités de recherche et d'indexation qui permettent de retrouver rapidement les documents par divers critères, tels que la date, le nom du signataire, ou le type de document.

La facilité d'accès et la traçabilité des documents signés font gagner du temps à vos équipes et répondent à vos obligations de conservation. Le jour où un document doit être produit, il est disponible immédiatement.

Avantage n°10 : votre entreprise gagne en réactivité

La signature électronique vous permet de conclure des contrats rapidement et à distance. Le télétravail et la mobilité de vos équipes ne retardent plus un dossier, et votre activité se poursuit. Vous vous adaptez ainsi aux nouveaux modèles de travail.

Pour les demandes commerciales urgentes, une signature obtenue le jour même, plutôt qu'en fin de semaine, change ce que vous pouvez promettre à un client. Et un contrat ou un devis signé électroniquement se facture aussi sans attendre.

Comment choisir votre solution de signature électronique ?

Choisir la bonne solution de signature électronique garantit l'efficacité et la conformité de vos processus d'affaires. Cinq points méritent votre attention.

• Les certifications et les normes : assurez-vous que la solution respecte les réglementations locales et internationales, telles que le règlement eIDAS.
• L'interface utilisateur : choisissez une solution avec une interface claire et intuitive, que vos signataires prendront en main sans formation.
• La compatibilité avec vos outils existants : la solution doit s'intégrer facilement avec vos systèmes actuels pour une transition en douceur. Des API ouvertes permettent de brancher la signature sur votre outil métier.
• Le support client : une assistance réactive et compétente est cruciale.
• Vos besoins futurs : optez pour une solution qui peut évoluer avec votre entreprise.

Vos questions sur les avantages de la signature électronique

J'imprime mes contrats, je les signe à la main et je les renvoie scannés par mail. Qu'est-ce que cela change ?

Le scan reproduit l'image de votre signature, sans rien prouver de plus. Personne n'a vérifié qui a tenu le stylo, et rien n'indique si le document a été modifié après coup. Avec la signature électronique, l'identité du signataire est contrôlée, le document est verrouillé au moment de la signature, et un dossier de preuves conserve la trace de chaque étape. Le jour où un signataire conteste son engagement, le dossier de preuves fait foi.

Mes clients doivent-ils s'équiper pour signer un document ?

Non, et c'est l'un des principaux avantages de la signature électronique pour vos clients. Vos signataires n'ont rien à installer ni à payer, et aucun apprentissage particulier n'est nécessaire. Ils reçoivent un mail, ouvrent le document dans leur navigateur et le lisent. Un code reçu par SMS ou par mail confirme leur identité, puis la signature est apposée.

Dois-je choisir le même niveau de signature électronique pour tous mes documents ?

Non. Une commande courante n'expose pas au même risque qu'un acte à fort enjeu financier. La signature simple convient aux documents dont la contestation est peu probable, et la signature avancée ajoute la vérification d'identité par un tiers de confiance. La signature qualifiée équivaut quant à elle à la signature manuscrite, au prix d'un parcours d'identification un peu plus exigeant pour le signataire. Cette souplesse de niveau de signature électronique vous offre l'avantage de choisir la garantie dont chaque document a réellement besoin.

Tous les avantages de la signature électronique avec Docaposte

Les avantages décrits dans cet article dépendent de la solution retenue. Docaposte, filiale du Groupe La Poste et prestataire de services de confiance qualifié, opère sa solution de signature électronique en France.

• Les trois niveaux de signature : La gamme est labellisée eIDAS sur l'ensemble des niveaux, du simple au qualifié. Vous ajustez la garantie à chaque type de document, sans changer d'outil.
• Vos documents hébergés en France : Les documents signés et leur dossier de preuves reposent sur une infrastructure qualifiée SecNumCloud par l'ANSSI, hors de portée du Cloud Act.
• Une preuve constituée à chaque signature : Docaposte réunit dans un dossier horodaté l'identification du signataire, son consentement et les éléments qui garantissent l'intégrité du document, prêts à être produits en cas de litige.
• L'identité de vos signataires vérifiée : Pour les niveaux les plus exigeants, la vérification passe par un parcours certifié PVID, opéré par sa filiale AR24.
• Un archivage certifié : Il s'appuie sur un système conforme à la norme NF Z42-013, sous la certification NF 461 délivrée par AFNOR Certification. La sécurité de l'ensemble est certifiée ISO 27001.