Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Adoptée par le secteur public depuis janvier 2020, la facture électronique ne sera bientôt plus une option et deviendra la norme réglementaire dans les échanges BtoB à partir du 1er septembre 2026. En effet, la loi de Finances 2020 prévoit une transition progressive vers la facture électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Le dispositif se déploiera progressivement entre 2026 et 2027 en fonction de la taille des entreprises, en commençant par les grands groupes.  

Quelques chiffres* : en France, 59% des entreprises françaises ont dématérialisé leurs factures fournisseurs, 38% ont dématérialisé leurs factures clients et enfin, 53% estiment que la dématérialisation des factures représente un gain de temps considérable.  

Bénéficiez dès maintenant des avantages de la facture électronique en anticipant sa mise en place bientôt rendue obligatoire. 

Qu’est-ce que la facture électronique ?  

Caractéristiques de la facture électronique

Deux types de factures dématérialisées se distinguent :

• La facture numérisée ;
• La facture électronique.  

La première, avantageuse sur le plan organisationnel, ne possède en réalité aucune valeur légale. En effet, la facture numérisée consiste simplement à scanner une facture papier, dans le but de l’envoyer par mail ou la stocker numériquement. En cas de contrôle, c’est la facture papier qui fait foi. A contrario, la facture électronique est le système de dématérialisation le plus élaboré et reconnu réglementairement. De la création à l’envoi, en passant par l’archivage, tout le processus est entièrement digitalisé. Toutefois, afin d’assurer la valeur légale de la facture dématérialisée, il est indispensable de garantir l’authenticité de l’émetteur, la lisibilité de la facture et l’intégralité de son contenu. Si ces conditions sont parfaitement remplies, alors le document est considéré comme facture électronique au regard de l’article 289 du Code Général des Impôts. À noter que les mentions obligatoires présentes sur la facture électronique sont exactement les mêmes que sur la facture au format papier.  

La simplification et l'automatisation des processus qu'apporte la facturation électronique est une véritable opportunité pour les entreprises. Elles s'affranchissent définitivement du format papier, et des inconvénients qui vont avec en termes de coût, d'erreurs et de lenteur de traitement. 

Dématérialisation des factures : loi et objectifs 

Facture dématérialisée : une application progressive de la loi  

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique, via le portail Chorus Pro. La facture électronique obligatoire va désormais s’étendre à tous les échanges entre entreprises françaises assujetties à la TVA, selon le calendrier suivant :

• A partir du 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et une obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
• A partir du 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.

Compte tenu de l’enjeu pour les entreprises, ces dates d’entrée en vigueur pourront être ajustées d’un trimestre afin d’assurer un déploiement fiabilisé.

Les factures dématérialisées seront transmises vers une plateforme que l'émetteur de la facture et son destinataire utiliseront. Deux options possibles :

• Le portail Chorus Pro (PPF) mis en place par l’administration fiscale : les entreprises peuvent passer en direct par le portail de l’Etat - qui accepte uniquement 3 formats de factures (UBL, C2I, et Facture X). Chorus Pro propose un archivage identique pour le fournisseur et le client. Attention, chaque pays européen commence à avoir sa propre réglementation et la PPF ne permet pas de gérer les factures pour tous les pays ;
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) immatriculée par l'administration fiscale : service privé qui a pour rôle d’envoyer et de recevoir les factures échangées entre les entreprises et gère pour elles la transmission des données, l’administration, la mise en conformité ainsi que l’e-reporting des données de transaction et d’encaissement. Ces plateformes peuvent proposer des services à valeur ajoutée supplémentaire : échanger les factures de tout format, offrir un archivage certifié à valeur probante, traiter des factures qui ne rentrent pas dans le cadre de la réforme 2026 

Dématérialisation des factures : les objectifs visés par la loi 

La loi Finances vise plusieurs objectifs :

• Une meilleure détection de la fraude à la TVA grâce au recoupement des données ;
• La simplification des obligations déclaratives des entreprises grâce au pré-remplissage des déclarations de TVA ; 
• Une meilleure connaissance en temps réel de l’activité des sociétés ;  
• Un accroissement de la compétitivité des entreprises, puisque la dématérialisation des factures allège la charge administrative, fait gagner en productivité et réduit les délais de paiement. 

Pourquoi dématérialiser les factures ?  

Au-delà de la mise en conformité réglementaire et donc du respect de la loi, l’implémentation de la facture électronique permet de bénéficier de nombreux avantages. 

Garantir la sécurité du process de bout en bout 

La facture électronique apporte une meilleure traçabilité. En effet, les systèmes de validation et les contrôles automatisés garantissent la fiabilité et l’authenticité de la facture électronique. La dématérialisation des factures permet également d’éviter toutes sources d’erreurs liées à l’intervention humaine, comme la perte ou la dégradation de documents. L’automatisation des opérations sécurise et fiabilise le processus, notamment en termes de stockage.  

Réduire les coûts 

L’autre avantage de la dématérialisation des factures est la réduction significative des coûts. En effet, si le coût de traitement d’une facture papier oscille entre 10 et 20 euros (source : entreprises.gouv.fr), celui d’une facture électronique s’élève seulement à 5 euros. De fait, la facture dématérialisée permet à l’entreprise de s’affranchir définitivement du papier, des impressions, de l’envoi postal et du stockage. Ajoutons à cela un gain financier entre 50% et 75% d’économie sur le coût de traitement administratif.  

Gagner en rapidité et en productivité 

La facture dématérialisée augmente la productivité de 30% du fait de l’automatisation de la saisie et du contrôle, et du système d’approbation plus fluide. 70% des Directeurs Administratifs et Financiers constatent une diminution des délais de traitement car certaines étapes comme le tri du courrier, la saisie ou le contrôle sont supprimées (source : Gestion & Stratégies). Les fournisseurs sont payés plus rapidement et les litiges réglés plus efficacement. Les délais de paiement sont optimisés : jusqu’à 12% de réduction des retards de paiement. Enfin, à cela ajoutons que les collaborateurs ont plus de temps à consacrer aux missions à forte valeur ajoutée, sans perdre de temps avec les tâches administratives chronophages. On estime ainsi que les factures dématérialisées offrent une réduction du temps de traitement de 75%.

Renforcer les relations entre clients et fournisseurs 

Un autre avantage non négligeable de la dématérialisation des factures : la fluidification des échanges entre clients et fournisseurs. Grâce à la facture dématérialisée, il n’y a pas plus de problème de délai d’envoi ou de perte de document. La facture électronique contribue également à une meilleure circulation entre services. Enfin, la traçabilité des factures dématérialisées rend possible le suivi de l’état de traitement des factures. Grâce à la dématérialisation des factures, les litiges qui existaient entre clients et fournisseurs seront fortement réduits et les délais de règlement optimisés. 

Dématérialisation des factures avec Docaposte, le partenaire numérique de confiance 

Docaposte, acteur majeur de la facture électronique 

Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste, propose une gamme complète de solutions de facture électronique avec la garantie du niveau de conformité de vos documents.  

Docaposte vous accompagne dans la mise en œuvre de la nouvelle réglementation et dans la gestion de la transition numérique de vos factures. La solution Docaposte est conforme à la réglementation française, elle est également évolutive (de la facture électronique à l’automatisation des processus P2P et O2C.) Faire confiance à Docaposte, c’est miser sur un partenaire qui bénéficie d’une expérience significative dans la facturation électronique (200 millions de factures électroniques traitées en 2022).  

La facture dématérialisée via la facture électronique deviendra la norme de facturation à l’horizon 2026 pour toutes les entreprises. Il convient dès lors de s’y préparer. Véritable support de la mise en œuvre de la réglementation, Docaposte accompagne les entreprises en leur garantissant un service efficace et réactif tout au long du processus.  

*source : enquête Archimag menée en septembre et octobre 2021 auprès d’une centaine d’organisations en France