Comment assurer l'authenticité d'une facture électronique ?

L'obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques sera effective à partir du 1er septembre 2026 de manière progressive. Dans ce contexte, le décret du 16 mai 2023 qui définit les moyens de sécurisation des factures électroniques. En effet, les risques de fraude ne sont pas à négliger, il est donc essentiel de prendre connaissance des critères et mentions obligatoires pour vérifier l’authenticité des factures électroniques. Alors, comment assurer l’authenticité d’une facture électronique ? On fait le point dans cet article.

Critères à considérer pour s’assurer de l’authenticité d’une facture électronique 

Les critères de conformité d’une facture électronique

Selon l’article 289 V du Code Général des Impôts (CGI), la facture électronique doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de son contenu : « l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation. » L’intégrité d’une facture fait référence au fait que son contenu n’ait pas été modifié entre le moment de son émission et de sa consultation. En outre, sa lisibilité doit également être assurée, ceci afin d’être accessible et compréhensible par toutes les parties amenées à la consulter. Enfin, l’authenticité fait référence à la facilité d’authentification de l’émetteur de la facture électronique.  

Vérifier les mentions obligatoires de la facture électronique

Pour s’assurer de la conformité d’une facture électronique, il est nécessaire de vérifier que l’ensemble des mentions obligatoires soient présentes :

• Le numéro SIREN ;
• La date de la facture électronique ;
• Le cas échéant, la mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits » ;
• Le type de prestation : livraison de biens et marchandises ou prestations de services (ou les deux) ;
• Le montant total HT et le montant de la taxe afférente ;
• La devise ;
• Le montant total de la taxe due en France (en euros pour les transactions en devise étrangère) ;
• La date des échanges commerciaux ;
• Le numéro de la facture. 

L’ensemble de ces informations doit être indiqué et vérifiable par les parties concernées.  

La conformité d’une facture électronique : les obligations à respecter

La facture électronique à destination d’un professionnel doit respecter les règles suivantes :

• Faire figurer l’ensemble des mentions légales obligatoires ;
• Être rédigée en français dans le but d’être transmise à l’administration fiscale ;
• Être traduite en français dans le cas d’échanges commerciaux internationaux ;
• Être émise en deux exemplaires ;
• Être conservée pendant une période de 10 ans par l’émetteur de la facture. 

Concernant la facturation faite à un particulier, la loi anti-fraude de l’article 286_I-3°bis du Code général des impôts, prévoit l’utilisation d’un système de caisse digitalisé et d’un outil de facturation en conformité avec la réglementation. Ce dernier doit être :

• Inaltérable ;
• Sécurisé ;
• Capable d’archiver les divers documents comptables. 

La non-conformité des documents de facturation expose à certains risques.  

Dispositifs qui permettent d’attester de l’authenticité d’une facture électronique

La signature électronique

La signature électronique permet d’assurer l’authenticité d’une facture électronique. En effet, ce processus de sécurisation assure l'intégrité du document signé puisqu'elle authentifie sans équivoque le signataire de la facture électronique et confirme, de fait, son consentement, notamment grâce à :

• L’envoi d’un lien par e-mail qui mène au document dématérialisé qui sera à signer (en cochant une case précise) ;
• La validation de cette signature par le biais d’un code reçu par e-mail ou par SMS sur un smartphone. 

Ce système rend la signature fiable puisque l’authentification est liée à l’adresse de messagerie et au numéro de téléphone. De fait, les risques d’usurpation d’identité ou de fraude sont nettement réduits. La facture numérique est horodatée et paraphée de manière automatique. L’émission d’un certificat électronique par l’intermédiaire d’une plateforme agréée est un facteur de fiabilité. Le certificat de signature numérique est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié.

Le cachet électronique

Le cachet électronique, créé par le biais d’un dispositif certifié de création de cachets électroniques, offre également la possibilité aux entreprises de sécuriser leurs factures électroniques. Son objectif ? Assurer que le créateur du cachet est bien à l’origine de l’acte. Le cachet électronique permet également de garantir l’intégrité des factures électroniques. Il est précisé par décret que seule une personne morale peut créer un cachet électronique, ce dernier étant délivré par un prestataire de services de confiance. L’entreprise réceptrice d’une facture électronique peut vérifier l’authenticité de l’origine de la facture ainsi que son contenu :

• En faisant intervenir un service de validation qualifié de cachets électroniques ;
• En procédant à l’examen du cachet électronique à l’aide des données de vérification contenues dans le certificat électronique.  

Les risques encourus en cas de non-conformité d’une facture électronique

La non-conformité d’une facture électronique (d’un ou plusieurs éléments) expose l’émetteur à certains risques et sanctions. Elle entraîne notamment le rejet de la facture par l'administration, du fait de l'incapacité à prouver son authenticité et son intégrité. 

La non-conformité d’une facture électronique entraîne des sanctions. Si les mentions sont inexactes, l’entreprise risque une amende de 15 euros par mention erronée, puis des sanctions pénales pouvant s’élever à 75.000 euros. L'administration fiscale peut remettre en considération la TVA afin que l’entreprise émettrice ne puisse pas encaisser la facture et doive en refaire une, ce qui représente une perte de temps considérable. Concernant les factures fournisseurs, le comptable est en droit de les rejeter si ces dernières ne respectent pas les procédures.  

Afin de vous prémunir de ces risques, Docaposte, acteur de confiance numérique, est le partenaire idéal pour vous accompagner dans la mise en œuvre de la nouvelle réglementation, ainsi que dans la gestion de la transition numérique de vos factures.