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Actualités - SARETEC utilise HUBMAIL comme un outil au service de la productivité métiers.

Banque et Assurance

SARETEC utilise HUBMAIL comme un outil au service de la productivité métiers.

Société de conseil et d’expertise en assurance créée en 1977, Saretec faisait face à une forte augmentation de ses volumes de courriers simples et recommandés. Pour y faire face, elle a choisi la solution Hubmail en mode Saas, connectée aux services d’envoi de courrier de DOCAPOST.

L'enjeu

« En cinq ans, le volume de nos envois de courriers simples en amont et durant nos missions d’expertise s’est accru de 40% » explique Alain Guede, DSI de Saretec pour expliquer le choix de la solution Hubmail de gestion du courrier égrené.

Chaque année, Saretec réalise, pour le compte de ses clients assureurs et mutuelles, plus de 200 000 missions d’expertises suite à un sinistre ou en prévention des risques. Pour chaque mission, plusieurs courriers, simples ou recommandés, sont émis, en direction des assurés pour les prévenir de la visite de l’expert, ou destinés aux assureurs. A cela s’ajoutent des rapports d’expertise souvent volumineux, pour un total de plus de 15 millions de pages imprimées par an.

« Nous avions besoin d’étendre les fonctionnalités du service auparavant utilisé uniquement pour l’envoi du courrier simple » commente Alain Guede DSI de Saretec. De plus, les courriers recommandés restaient mis sous plis et affranchis manuellement dans les 60 agences de la société par les assistantes administratives. Sur une seule agence, et en mobilisant plusieurs assistantes, l’envoi de ces courriers recommandés pouvait représenter plusieurs heures de travail chaque jour. « Nous recherchions une solution qui nous permette de gagner du temps sur l’ensemble de nos envois et apporte du confort à nos équipes », poursuit le DSI de Saretec.

Saretec et DOCAPOST assurance

La solution

L’expérience de DOCAPOST en matière de gestion sécurisée des flux de courrier a été déterminante dans le choix de Saretec.

L’augmentation constante des volumes de courrier (+10% / an) confrontait également Saretec a un enjeu d’amélioration de la traçabilité, notamment pour l’envoi en recommandé des avis de passage des experts. La mission d’expertise ne peut en effet commencer que lorsque l’assuré a été dûment averti. Par ailleurs, la réglementation impose de conserver les preuves de remise de courrier A/R pendant deux ans. « A réception de l’accusé de réception, nos assistantes devaient saisir l’information dans l’ordre de mission correspondant puis stocker l’avis dans une boîte d’archive », se souvient le DSI. Grâce à son ouverture sur le système d’information, la solution Hubmail a rapidement permis d’automatiser ce processus métier en injectant directement l’information de réception ou de non distribution dans le SI, grâce à un automate spécifiquement développé par les équipes Hubmail pour Saretec. Dans le cadre du contrat d’expédition, La Poste se charge également de conserver pendant deux ans les preuves de distribution au format numérique.

BONNES PRATIQUES

  • Prévoir dès le départ une connexion directe avec les SI.

  •  La situation de la production des courriers est intégrée directement dans les SI de Saretec grâce à une interface développée par les équipes HUBMAIL.

  •  Cette interface permet un gain de productivité et limite très fortement les ressaisies.

BENEFICES CLIENT

  • Une augmentation globale de l’efficacité des métiers grâce à l’automatisation des tâches de production des courriers.

  •  Une amélioration de la digitalisation des processus.

  •  Une amélioration de la traçabilité des flux de courriers sortants.

 

Mise en perspective

Pierre ESQUIBETGuillemets DOCAPOST La transition numérique des organisations ne fait plus l’objet de débats. La question n’est plus de savoir s’il est nécessaire de mettre en place une stratégie de transition numérique mais plus à quel moment elle sera prête. La digitalisation des processus métiers - dont HUBMAIL est un bon vecteur - permet une refonte de l’organisation. Cette refonte est demandée par les entreprises car elle accompagne une autre transformation, la rationalisation des processus métiers. Une solution d’imprimante virtuelle telle que HUBMAIL participe à la transition numérique en conservant une gestion dématérialisée au sein de chaque service de l’entreprise puis en permettant une re-matérialisation - une impression - effectuée non-plus par les métiers, mais par le service logistique.

Cette gestion dématérialisée permet alors une plus grande flexibilité des métiers, une meilleure traçabilité des communications clients et enfin, une ouverture sur la communication omni-canal. Le courrier pourra ainsi tour à tour être versé dans un coffre-fort numérique, envoyé par EMAIL ou expédié par courrier.

Travailler en priorité sur la production des courriers sortants permet d’obtenir des premiers gains directs liés aux économies sur l’affranchissement de l’ordre de 10 à 15 centimes du pli, sur la gestion des coûts matières papiers et enveloppes de l’ordre de 20% à 40%, la suppression de certains courriers quelquefois envoyés inutilement et bien sûr la dématérialisation d’une partie des courriers. Outre ces gains directs, la dématérialisation en interne des courriers sortants permet un transfert de charge de production des courriers vers la logistique dont c’est le métier. Ce transfert de charge permet une réaffectation des tâches dont découlera des gains indirects de productivité.

Cette dématérialisation en interne permet d’introduire également la signature électronique et une conservation dématérialisée des originaux courriers qui pourront être versés dans un système de gestion et d’archivage électronique des documents. C’est une première entrée vers la dématérialisation des dossiers de l’entreprise ; que ce soient des dossiers RH, des dossiers fournisseurs ou des dossiers clients.

Se dessine ici une première stratégie de transformation de l’organisation. Cette stratégie doit être assumée et suivie par l’organisation qui incitera chaque fonction de l’entreprise à se digitaliser en synchronisant les aspects logistiques, SI et les contingences des métiers. Cet accompagnement au changement devra donc être défini dès les premières phases de mise en place des imprimantes virtuelles et se prolongera tout au long de la transformation de l’entreprise.

                                                                                Pierre ESQUIBET
Directeur de marché DOCAPOST Conseil

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