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Actualités - COVID-19 : Comment les solutions numériques de Docaposte contribuent au maintien de l’activité des entreprises ?

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COVID-19 : Comment les solutions numériques de Docaposte contribuent au maintien de l’activité des entreprises ?

La France est confinée depuis le 17 mars et elle poursuit ses mesures pour enrayer l'épidémie de COVID-19. Un confinement imposé du jour au lendemain aux citoyens qui ont dû se résoudre à adapter leur quotidien, mais aussi à des millions d’entreprises, de toutes tailles, qui ont dû trouver les solutions les plus appropriées à leurs besoins professionnels.
Outre le recours massif au télétravail et l’utilisation d’outils collaboratifs ou messageries instantanées pour faciliter les échanges entre les collaborateurs, les fournisseurs et leurs clients, les entreprises ont d’autres besoins urgents à combler pour poursuivre leurs activités au mieux.

Une explosion des usages numériques

La transformation numérique des entreprises se voit accélérée dans cette période de confinement. Les organisations se retrouvent avec des besoins qu’elles n’avaient pas forcément identifiés au préalable ou qui ne faisaient pas partie de leurs priorités.

Le confinement a bouleversé leurs stratégies et leurs comportements.

Certaines entreprises qui n’avaient jusqu’alors pas encore franchi le pas de la digitalisation de leurs process se retrouvent ralenties ou même bloquées dans la réalisation de certains de leurs échanges ou de leurs transactions, parmi les plus courantes comme signer un document, envoyer des recommandés, archiver des documents... Et même dans les organisations qui sont déjà passées au numérique, un grand nombre souhaite passer à la vitesse supérieure.

Ainsi, certaines solutions numériques deviennent aujourd’hui indispensables au maintien de l’activité des entreprises de toute taille et les TPE et PME ne doivent pas être mises de côté mais en profiter tout autant que les plus grandes.


L’envoi à distance, à partir d’une solution numérique, des courriers de gestion ou des recommandés en ligne est la solution simple et facile d’accès qui s’offre aux entreprises pour se libérer des contraintes liées à l'impression et la gestion du courrier : à partir d’une plateforme numérique d’envoi et en quelques clics, l’utilisateur gère depuis un espace client l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement de ses courriers !

La signature électronique, en plus d’être fiable et de sécuriser les process, permet de fluidifier les échanges, de les simplifier et de les accélérer.
Utilisée par de plus en plus d’entreprises pour gérer les transactions avec leurs fournisseurs, elle voit son utilisation étendue au sein des instances comme les comités exécutifs.
La solution de signature électronique disponible sur ordinateur, tablette et smartphone permet aux entreprises de créer en toute autonomie des circuits de validation et de signature électronique afin de compléter, approuver, signer, recevoir tous leurs documents et de les archiver.

Une solution idéale notamment pour la signature de devis ou de contrats (commerciaux ou fournisseurs), les mandats et baux immobiliers, les documents RH (contrats de travail) et l’archivage des documents.

La question de l’archivage numériqueest devenue essentielle également pour les entreprises. Une fois signés électroniquement, les documents sont horodatés et conservés dans un coffre-fort numérique à vocation probatoire conformément à la réglementation européenne sur la signature électronique (eIDAS).

La e-facture répond elle aussi à des besoins qui augmentent en cette période : pour les entreprises dont les fournisseurs ne peuvent plus envoyer leurs factures par papier, le passage à la numérisation des factures a un double avantage : au-delà du gain de temps dans l’envoi et la réception des factures, la numérisation va permettre aux donneurs d’ordre d’avoir une traçabilité de leurs flux de factures, de constituer une piste d’audit avec une valeur ajoutée grâce à l’extraction de certaines données et de bénéficier d’un archivage numérique automatique sécurisé.

OFFRE SPÉCIALE CRISE : ABONNEMENT MENSUEL À E-FACTURE PRIME OFFERT JUSQU’AU 30 JUIN, comprenant 1000 factures par mois, archivage inclus(1)

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Autre exemple probant au sein des Directions des Ressources Humaines qui souhaitent maintenir la relation avec leurs collaborateurs à distance, centraliser et traiter leurs demandes : les solutions numériques RH permettent de centraliser sur une plateforme unique l’ensemble des échanges.
Ces solutions dites de « case management », telles que la mise en place d’un portail RH, permettent de gérer et centraliser l’ensemble des demandes des collaborateurs, de rationaliser les processus (et les coûts) et de distribuer efficacement les tâches.

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ABONNEMENT MENSUEL OFFERT À LA PLATEFORME RH PRIME  JUSQU’AU 30/06, POUR TOUS VOS COLLABORATEURS, incluant la signature des documents(2) 

+ Frais de mise en service réduits(2) pour tout nouveau client souscrivant à la Plateforme RH Prime avant le 30.06.2020

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D’autres solutions 100% dématérialisées comme le vote électronique permettent aux RH d’organiser leurs scrutins d’élections professionnelles grâce à une plateforme qui permet de gérer le processus depuis l’envoi par email ou par courrier des professions de foi des candidats jusqu’au recueil du suffrage en lui-même et au dépouillement en quasi temps réel. L’outil se charge aussi de produire le procès-verbal de résultat conformément à la législation en vigueur.
En cette période exceptionnelle, être accompagné et soutenu dans la gestion de cette crise sanitaire sans précédent est clé.


Pour vous aider à assurer la continuité de votre activité pendant la durée du confinement et répondre à vos besoins, Docaposte se mobilise et offre 3 mois d’abonnement à sa solution de signature électronique et 500 circuits de signature en ligne, l’archivage inclus(3).

Docaposte offre également 3 mois d’abonnement(4) à tous les services numérique Maileva (courrier, archivage, vote…), pour tout nouveau client.

Maileva « Signer En Ligne » est un service qui vous permet de créer des circuits de validation et de signature électronique afin de compléter, approuver, signer et recevoir des documents. Avec son interface intuitive et ses nombreuses fonctionnalités, Maileva « Signer en ligne » permet de faciliter vos processus notamment pour la signature de devis ou de contrats, la gestion et l’envoi des bulletins de paie, la facturation ou encore le stockage sécurisé de données. « Signer en ligne » permet de répondre aux problématiques du manque de papier et des collaborateurs en télétravail, sans solution d’impression ou de scanner, en dématérialisant les process papier dans le contexte de la pandémie de COVID-19.

Vous souhaitez avoir plus d'informations
sur Maileva « Signer En Ligne » ? 

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(1)Offre valable pour toute souscription avant le 30 juin 2020. Abonnement mensuel gratuit jusqu’au 30 juin incluant 1000 factures reçues par mois, archivage inclus. L’abonnement est souscrit sans engagement de durée, et résiliable à tout moment jusqu’au 30 juin.

(2)Offre valable pour toute souscription avant le 30 juin 2020 avec frais de mise en service réduits et un abonnement mensuel gratuit (couts de signature électronique inclus). L’abonnement est souscrit sans engagement de durée, et résiliable à tout moment jusqu’au 30 juin 2020. Au-delà du 30 Juin 2020, conditions d’accès au service et  coûts mensuels standards.

(3)Offre valable pour tout abonnement annuel souscrit avant le 30 juin 2020. Les trois premières échéances mensuelles de règlement sont offertes sur l’abonnement annuel souscrit, quel que soit le type d’abonnement. Résiliation possible du contrat au terme des 3 mois sans frais. Archivage gratuit dans la limite des 1Mo pour 10 ans compris par circuit, au-delà 0,30 centime par Mo entamé / SMS gratuit, dans la limite de 3 SMS par circuit, au-delà, facturation de 0,07 centime par SMS supplémentaire.

(4) 500 parcours de signature en ligne offerts dans la limite des 3 premiers mois de l’abonnement.


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